مدیریت زمان

 اهمیت مدیریت زمان

زمان مهمترین منبع هر انسانی از فرقی نمی کند که شما یک مدیر، یک بیزینس من، یک دانشجو، یک دانش آموز و یک محقق باشید. در هر صورت مهمترین دارای شما زمان می باشد، چرا که بقیه منابع را می توان با زحمت به دست آورد و در صورت از دست رفتن آنها این موضوع بازگشت پذیر بوده و قابل جبران است. مثلاً اگر کسی زیان مالی متحمل شود می‌تواند در آینده این موضوع را جبران نماید. اما زمان قابل جبران نیست و حتی شما که در حال خواندن این متن هستید نمی توانید به چند لحظه قبل و زمانی که تازه وارد این صفحه شدید بر گردید، حتی یک ثانیه هم نمی‌توان به عقب برگشت. موضوع بعدی که زمان و مدیریت بر آن را جذاب و جالب می نماید این است که زمان یک نعمت خداداد بوده که  به همگان به صورت مساوی  اعطا شده و همه در طول یک روز دقیقاً به یک اندازه ۲۴ ساعت یا همان ۱۴۴۰ دقیقه یا  ۸۶۴۰۰ ثانیه را در اختیار دارند نه یک ثانیه بیشتر و نه کمتر.  برای مدیریت بر زمان تکنیک ها و راهکارهای مختلفی کارکنان توسعه داده شده است.

مزایای مدیریت زمان

توانایی مدیریت زمان به صورت اثربخش یکی از مهارت های مهم هر فردی می باشد. مدیریت درست صحیح و اصولی بر زمان منجر به بهبود کارایی و بهره‌وری شما می گردد. همچنین با مدیریت بر زمان شما می توانید از فشار و استرس خود را رها کرده و موفقیت و کامیابی بیشتری را در زندگی شخصی و کاری خود تجربه نمایید. در ادامه با هم تعدادی از مهم‌ترین مزایا و منافع مدیریت زمان اصولی و صحیح را مرور می کنیم:

۱- رهایی از استرس و فشار روحی روانی

ایجاد و دنبال کردن یک لیست زمان بندی شده از فعالیت ها منجر به کاهش قابل توجه در استرس و  فشار روحی میگردد. هنگامی که شما تیک انجام و تایید را در کنار لیست فعالیتهای خود می زنید یک احساس پیشرفت ملموس و قابل توجه به شما دست می دهد و و به خوبی و به صورت عینی می بینید که شما می توانید پیش بروید و طبق برنامه فعالیت های خود را یکی پس از دیگری انجام داده و به هدف خود نزدیک شوید. این موضوع منجر به کاهش استرس و اضطراب شما شده و نگرانی شما در رابطه با این که چه کارهایی انجام شده و چه کارهای انجام نشده اند را از میان برمی دارد. چرا که به خوبی می دانید که در مسیر صحیح و درست قرار داشته و لحظه به لحظه دارید به سمت مقصد و هدف خود به خوبی حرکت می نمایید و این موضوع یک شعار و خیال و تصور نیست، چرا که به صورت عینی ملموس آن را درک می کنید. 

۲- آزادسازی زمان و دسترسی به زمان بیشتر

در صورتی که به خوبی از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده نمایید، صرفه جویی قابل توجه در زمان های شما به وجود آمده بسیاری از زمان های تلف شده شما کاهش می یابد. شما می‌توانید از این منابع زمانی جدید ایجاد شده به خوبی برای انجام فعالیت های خود بهره گیرید. حتی می‌توانید از زمان های بدست آمده برای تفریح سرگرمی و دنبال نمودن علایق شخصی خود استفاده نمایید.

۳- ایجاد و کشف فرصت های جدید

مدیریت زمان منجر به ایجاد فرصت های جدید و زمان تلف شده کمتر بر روی فعالیت های جزئی و فاقد اهمیت می گردد. مهارت های مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارت ها و توانمندی هایی می باشند که هر مدیر فهیم و هوشمند انتظار دارد که کارکنان خود واجد آنها باشند. چرا که توانایی اولویت بندی و زمانبندی فعالیت های کاری یک نیاز و الزام حیاتی و ضروری در هر سازمان و شرکت می باشد. 

۴- امکان ترسیم اهداف واقعی

افرادی که از راهکارها و شیوه های مدیریت زمان به صورت درست استفاده می نمایند، می‌توانند به اهداف و مقاصد زندگی شخصی کاری و تحصیلی خود در زمان کمتر دست پیدا نمایند. 

راهکار ها و ترفندهای مدیریت زمان اثر بخش

 پس از بررسی و مرور مزایای مدیریت زمان در این قسمت می خواهیم تعدادی از راهکارها و شیوه های مناسب برای مدیریت زمان اثر بخش را با هم بررسی نماییم.

۱- تنظیم درست اهداف

تنظیم اهدافی که قابل دستیابی قابل اندازه‌گیری باشند یک الزام کلیدی در مدیریت زمان است. از روش تعیین اهداف SMART  برای مشخص نمودن مقاصد خود استفاده نمایید تا اهداف شما دارای ویژگیهای زیر باشند:

اهداف مشخص باشند Specific

اهداف قابل اندازه گیری باشند Measurable

اهداف قابل دستیابی و حصول باشند Attainable

اهداف مرتبط و منطقی باشند Relevant

اهداف دارای چارچوب زمانی معین و مشخص باشند Timely

۲- اولویت بندی صحیح و هوشمندانه

فعالیت ها و اقدامات خود را بر اساس میزان اهمیت و فوریت آن ها اولویت بندی نمایید.  توصیه می کنیم از همین فردا اولویت های روزانه خود را بررسی نموده و در گروه‌های زیر آن ها را طبقه بندی نمایید:

 فعالیت های مهم و فوری: سریع دست به کار شده و این فعالیت‌ها را انجام دهید.

 فعالیت های مهم غیر فوری:  در رابطه با این فعالیت‌ها بررسی کرده و تصمیم بگیرید که چه زمانی برای انجام آنها مناسب است.

 فعالیت های  فوری و غیر مهم: در صورت امکان این فعالیت‌ها را به فرد دیگری محول نمایید.

 فعالیتهای غیر فوری و غیر مهم: فعلاً این فعالیت‌ها را به کنار گذاشته تا بعدا سر فرصت آنها را انجام دهید.  همچنین می توانید در صورت عدم نیاز کلاً آنها را حذف نموده و انجام آنها صرف نظر نمایید. 

۳- یک محدودیت زمانی مشخص برای هر کار خود تعیین نمایید.

 تعیین محدوده های زمانی برای اتمام فعالیت ها و معین نمودن  ددلاین برای هر کار به شما کمک می‌کند که با تمرکز و کارایی بهتر و انجام فعالیت ها بپردازید. مطمئن باشید که اختصاص یک زمان جزئی برای تخمین زمان مورد نیاز برای انجام هر کار فعالیتی بیهوده نیست و به شما کمک می‌کند تا اشکالات و مسائل احتمالی را از قبل تشخیص دهید. یعنی تقریباً از قبل شما متوجه می شوید که احتمالاً برای چه کارهایی وقت کم خواهید آورد و چه کارهایی را شاید نتوانید به موقع انجام دهید و با تأخیر مواجه شوید.  در نتیجه می‌توانید برای چنین مواردی یک برنامه و رویکرد جبرانی داشته باشید.  فرض کنید که شما بایستی ۵ موضوع را برای جلسه کاری بعدی خود آماده نمایید. بر اساس تخمین زمان ها متوجه شده که تنها برای آماده‌سازی ۴ مورد از آنها زمان کافی در اختیار دارید. در این صورت می‌توانید از یک دوست و یا همکار خود کمک گرفته و آماده سازی و نوشتن یکی از موارد را به او محول نمایید. اما اگر از قبل تخمینی نداشته باشید، قبل از جلسه متوجه  خواهید شد که یکی از کارها را نتوانست به انجام برسانید و در آن وقت دیگر زمانی هم برای کمک گرفتن از کسی برای شما باقی نمانده است. چرا که از یک طرف زمان زیادی تا جلسه باقی نمانده تا بتوانید فرد مناسبی را پیدا نمایید و از طرف دیگر افراد دیگر هم نمی توانند در این زمان محدود برای انجام کار شما برنامه ریزی نموده و بین فعالیتهای خود فعالیت جدید محول شده از سوی شما را نیز بگنجانند. 

۴- بین فعالیتهای خود استراحت نمایید.

ایده آل گرا نباشید و حتماً به صورت منظم استراحت بین فعالیت ها را در دستور کار خود داشته باشید.  چراکه در صورتی که تعداد زیادی از کارها را پشت سر هم بدون استراحت انجام دهید، مسلما تمرکز و انگیزه شما کاهش قابل ملاحظه ای پیدا می کند. اما زمان های استراحت بین کارها به خوبی می تواند ذهن و فکر شما را آزاد نموده تا برای کار بعدی با انرژی حداکثر مجدداً شروع نمایید. این استراحت ها می تواند شامل تنفس عمیق، قدم زدن، دراز کشیدن و ریلکس شدن باشد. 

۵- سازماندهی شده عمل نمایید.

از تقویم خود به خوبی برای مدیریت زمان در بلندمدت بهره بگیرید. برای هر یک از پروژه ها و فعالیتهای مهم خود زمان تحویل و اتمام را مشخص نمایید. همچنین می‌توانید در رابطه با فعالیت های مختلف خود مشخص کنید که چه روزی برای انجام آنها بهتر است. مثلا اگر قرار است جلسه ای را با مدیر عامل تنظیم نمایید و می دانید که وی روزهای دوشنبه وقت آزاد بیشتری دارد، بنابراین جلسات را در این دوشنبه ها زمان بندی و برنامه ریزی نمایید. 

۶- فعالیت های غیر ضروری را حذف نمایید.

بسیار مهم است که در مدیریت زمان  جسور و شجاع و تا حدی بی رحم باشید و فعالیت های زائد و اضافی را حذف کنید. مشخص کنید که چه چیزی مهم است و چه چیزی ارزش صرف وقت را ندارد. با حذف فعالیت های غیر ضروری زمان بیشتری را می توانید به فعالیت های کلیدی و مهم خود اختصاص دهید. 

۷- برنامه‌ریزی برای آینده

مطمئن باشید که هر روز خود را وقتی آغاز می کنید، دقیقا می‌دانید که در آن روز چه کارهایی را باید انجام دهید و چه فعالیت هایی خاص امروز بوده و باید در آن روز به اتمام برسانید.  سعی کنید این موضوع به شکل یک عادت همیشگی برای شما در آید و در انتهای هر روز لیست انجام کارها (to-do list)  برای فردا را مشخص نمایید. این موضوع منجر می‌شود که فردا صبح را با انرژی و بدون ابهام آغاز نمایید و بلافاصله سراغ فعالیت های مشخص شده بروید. 

پیامدها و نشانه های مدیریت زمان ضعیف

 بیایید با هم پیامدهای مدیریت زمان ضعیف را مرور کنیم.

۱- ضعف در مدیریت جریان های کاری

عدم توانایی برنامه ریزی برای آینده و رسیدن به اهداف یکی از نشانه های پایین بودن سطح اثربخشی و کارایی می باشد. به عنوان مثال اگر تعداد زیادی از فعالیت های کلیدی و اساسی هنوز باقی مانده اند که بایستی به انجام رسیده و تکمیل شوند، باید از طریق یک برنامه جامع اثربخش فعالیتهای مرتبط را در دستور کار قرار داده و آنها را با هم یا پشت سر هم به انجام رسانید. در غیر این صورت شما دچار افت کارایی و پایین بودن سطح بهره وری در انجام فعالیت های خود خواهید شد.

۲- زمان های تلف شده زیاد

 ضعف در مدیریت زمان منجر به هدر رفتن زمان های زیادی از شما میشود. به عنوان مثال اگر در حین انجام کار و وسط انجام یک فعالیت مهم به تلفن زدن، چت کردن یا گردش در شبکه‌های اجتماعی می پردازید، مسلماً با قطع مکرر فعالیت‌های خود، میزان هدر رفت زمان تان را افزایش داده اید.  

۳- پایین بودن سطح کنترل

 وقتی که شما  ندانید فعالیت بعدی که باید به انجام برسانید چیست مسلماً احساس کنترل مناسب در زندگی شخصی خود نخواهید داشت. این موضوع می‌تواند منجر به افزایش استرس و اضطراب شما می شود.

۴- کیفیت ضعیف فعالیت‌ها

ضعف در مدیریت زمان معمولاً منجر به کاهش سطح کیفیت و خروجی فعالیت شما نیز می شود. چرا که مجبور می شوید بسیاری از کارها را در دقیقه ۹۰ و نزدیک زمان تحویل آنها با زحمت و اضطراب به اتمام برسانید که مسلماً این موضوع منجر به کاهش سطح کیفیت خروجی های شما خواهد شد. 

۵- لطمه به برند شخصی

وقتی شما بسیاری از کارها را در زمان مناسب به انجام نرسانید یا به دلیل ضعف در مدیریت زمان با کیفیت پایین فعالیت‌های خود را ارائه دهید، این موضوع منجر به تغییر نگرش اطرافیان، همکاران و مشتریان شما خواهد شد و حتی می تواند منجر به از دست رفتن بسیاری از موقعیت ها و فرصت های کاری و تحت نظر قرار گرفتن روند رشد و پیشرفت شما در زندگی شخصی کاری علمی یا تحصیلی گردد.